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AI를 쓰면 쓸수록 일이 줄어야 하는데, 왜 저는 오히려 AI를 다루는 일이 하나 더 생긴 것처럼 느껴졌을까요. 브라우저를 열고, 프롬프트를 다듬고, 결과를 비교하고, 다시 수정하는 그 과정이 어느 순간부터 또 다른 업무처럼 쌓이고 있었습니다. 그러다 우연히 Apple Intelligence를 본격적으로 써보기 시작했고, 그때 느낀 건 단순한 편리함이 아니라 일하는 방식 자체가 조용히 바뀌고 있다는 감각이었습니다. 프롬프트 없이 AI가 개입한다는 것의 의미 저는 오랫동안 AI를 '소환하는' 방식으로 써왔습니다. 무언가 필요할 때 탭을 열고, 상황을 설명하고, 답을 받고, 다시 제 앱으로 돌아오는 흐름이었죠. 그런데 Apple Intelligence를 쓰면서 그 흐름이 눈에 띄게 바뀌었습니다. 메모 앱에서 글을 쓰다가, 메일을 읽다가, 자연스럽게 AI가 그 맥락 안으로 들어오는 경험을 하게 된 겁니다. 기존 생성형 AI가 ‘질문 → 답변’ 구조였다면, 이 방식은 ‘작업 중 개입’이라는 점에서 체감이 완전히 달랐습니다. 이걸 가능하게 하는 핵심 구조가 바로 온디바이스 AI(On-Device AI)입니다. 온디바이스 AI란 AI 연산이 외부 서버가 아닌 기기 내부 칩에서 직접 처리되는 방식을 뜻합니다. 덕분에 제 이메일, 메모, 캘린더 데이터가 어딘가로 전송되지 않아도, 기기 내에서 처리 가능한 범위에서는 AI가 그 정보를 바탕으로 상황을 판단하고 개입할 수 있습니다. 단순히 빠르고 보안이 좋다는 이야기가 아니라, 개인 맥락을 AI가 활용할 수 있다는 전제 자체가 달라지는 것입니다. Apple Intelligence가 탑재된 Siri는 허용된 범위 내에서 화면의 맥락을 이해하고 컨텍스트(Context), 즉 현재 상황의 맥락을 분석합니다. 예를 들어 메시지로 받은 주소를 보고 있을 때 "이 주소를 저 연락처에 추가해줘"라고 말하면 Siri는 화면에...

하루에 클라이언트 미팅이 3번, 팔로업이 5~6개씩 쌓이는 환경에서 단축어 자동화가 업무 누락을 줄여준다는 말을 처음 들었을 때 솔직히 반신반의했습니다. 그런데 직접 설계하고 써보니, 자동화는 단순히 편리함의 문제가 아니라 정보를 누락하지 않도록 돕는 구조를 만드는 일이었습니다. 이 글에서는 iPhone 단축어 자동화를 실무 업무 흐름 기준으로 정리해보겠습니다. 이벤트 기반 설계: 자동화는 '켜두는 것'이 아니라 '설계하는 것'입니다 iPhone Shortcuts의 자동화 탭을 처음 열어보면 시간, 앱, 위치, 메시지 등 다양한 트리거 조건이 나열되어 있습니다. 이벤트 기반 설계(Event-driven Architecture)란 쉽게 말해 "어떤 일이 일어났을 때 자동으로 다음 동작을 실행한다"는 구조를 뜻합니다. 단순히 버튼을 눌러 실행하는 수동 단축어와 근본적으로 다른 패러다임입니다. 단축어 자동화의 핵심은 단순 실행이 아니라 이벤트 기반 설계에 있습니다. 일반적으로 단축어는 버튼을 눌러 실행하는 도구라고 알려져 있지만, 실제로 써보니 진짜 힘은 자동화 탭에서 나옵니다. 예를 들어 캘린더 이벤트 시작 15분 전에 방해금지 모드가 자동 활성화되도록 설정하거나, 특정 위치 근처에 도달했을 때 알림이 울리도록 구성하는 것이 모두 이 이벤트 기반 구조 위에서 작동합니다. 매시간 트리거를 걸어 다음 캘린더 이벤트까지 15분 이내인 경우에만 집중 모드(Focus Mode)를 켜는 방식도 있는데, 집중 모드란 특정 조건에서 알림과 방해 요소를 차단하는 iOS 기능입니다. 저도 처음에는 '상시표시형 디스플레이를 일출에 켜고 일몰에 끄는 자동화'처럼 단순한 것부터 시작했습니다. 그런데 이 작은 경험이 나중에 훨씬 복잡한 업무 자동화를 설계하는 기초가 되었습니다. 제 경험상 자동화 설계는 단순한 것부터 하나...

회사에서 제공하는 기본 오피스 앱만으로 복잡한 프로젝트를 관리하다 보면 어느 순간 한계에 부딪히게 됩니다. 저 역시 그랬습니다. 여러 업무가 동시에 진행되면서 어떤 일을 먼저 해야 할지, 무엇을 놓쳤는지 파악하기 어려워졌고, 결국 머릿속은 할 일로 가득 찼습니다. 처음에는 목록만 계석 늘어나서 오히려 더 혼란스러웠습니다. 그러던 중 Apple의 기본 앱인 Reminders를 GTD(Getting Things Done) 방식으로 활용하는 방법을 알게 되었고, 이 단순해 보이는 앱이 제 업무 방식을 완전히 바꿔놓았습니다.  GTD 시스템으로 Reminders 재구성하기 GTD란 데이비드 앨런이 개발한 생산성 방법론으로, '머릿속 생각을 외부 시스템에 맡겨 정신적 부담을 줄이는 것'이 핵심입니다. 쉽게 말해 기억에 의존하지 않고 체계적인 시스템으로 모든 업무를 관리하는 방식입니다. Reminders를 GTD 구조로 설정하려면 먼저 '받은 편지함(Inbox)' 목록을 만들어야 합니다. 이곳은 떠오르는 모든 생각과 해야 할 일을 임시로 담아두는 공간입니다. 회의 중 떠오른 아이디어를 바로 Inbox에 넣는 것만으로도 흐름이 끊기지 않는다는 점이 특히 좋았습니다. 2주 정도 사용하면서 태그와 목록 구조를 계속 수정한 이후부터 비로소 시스템이 제대로 작동하기 시작했습니다. 저는 받은 편지함 외에도 '다음 작업', '프로젝트', '대기 중', '언젠가/어쩌면' 목록을 기본으로 구성했습니다. '다음 작업'은 다시 '개인', '업무', '특정 프로젝트'로 세분화했고, '대기 중' 목록에는 다른 사람의 답변을 기다리거나 나중에 봐야 할 영화와 드라마 추천을 넣었습니다. 이렇게 하면 기억에 의존하지 않고도 필요한 시점에 정확히 떠올릴 수 있습니다. 특히 유용했던 건 '선물 아이디어' 목록입니다. 평...